De Wet verbetering functioneren VvE’s is per 1 januari 2018 in werking getreden, met een overgangstermijn tot 1 januari 2021. Voor de controle van het boekjaar 2021 geldt de volgende checklist voor alle VvE’s. Voor VvE’s die op 1 januari 2018 al reserveerden overeenkomstig de nieuwe wet geldt deze checklist al met ingang van het boekjaar 2018.
1.
Is in het boekjaar een bedrag aan de onderhoudsreserve toegevoegd conform de
berekeningen in een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) (of een hoger bedrag)?
(zo nee: ga naar vraag 6)
Toelichting: het bedrag staat in de exploitatierekening als “dotatie onderhoudsreserve” of een soortgelijke benaming.
2. Is dit bedrag vastgesteld door de vergadering van eigenaars?
3. Is dit onderhoudsplan ten hoogste vijf jaren oud?
4. Heeft het onderhoudsplan betrekking op een periode van ten minste tien jaar?
5.
Bevat het onderhoudsplan:
– een opsomming van de
benodigde onderhouds- en herstelwerkzaamheden
– een opsomming van de
geplande vernieuwingen (indien er vernieuwingen gepland zijn)
– een berekening van de aan de
werkzaamheden en vernieuwingen verbonden kosten
– een gelijkmatige toerekening
van die kosten aan de onderscheiden jaren?
6. Indien het antwoord op één van de vragen hiervoor “nee” is: Is in het boekjaar een bedrag van tenminste 0,5 % van de herbouwwaarde van het gebouw aan de onderhoudsreserve toegevoegd?
Toelichting: het bedrag staat in de exploitatierekening als “dotatie onderhoudsreserve” of een soortgelijke benaming.
7.
Bent u akkoord met de onttrekkingen aan de onderhoudsreserve? (Voer de normale factuur-controles
uit met gebruik van de checklist.) [factuurcontrole]
Specifieke aandachtspunten hierbij zijn:
a. Is voor het doen van de uitgaven ten laste van de onderhoudsreserve een expliciet besluit van de vergadering van eigenaars genomen? Toelichting: de modelreglementen schrijven hiervoor een meerderheid van 2/3 of 3/4 van het aantal aanwezig stemmen voor. Bijv. voor MR2006 zie artikel 52 lid 5.
b. Is voor het doen van de betaling van de factuur fiat gegeven door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaars? Toelichting: de modelreglementen stellen deze eis. Bijv. voor MR 2006 zie artikel 10 lid 4.
c. Heeft de uitgave inderdaad betrekking op gepland groot onderhoud of geplande herstelwerkzaamheden (voorzien in het onderhoudsplan)?
8. Is de onderhoudsreserve zo nodig gesplitst in onderdelen?
Toelichting: de splitsing kan gedaan zijn in de balans of in de toelichting bij de balans.
9. Blijkt uit de jaarrekening duidelijk hoeveel meer of minder is uitgegeven aan het uitgevoerde groot onderhoud dan was begroot / opgenomen in het onderhoudsplan?
Toelichting: dit kan bijvoorbeeld geschieden door middel van een verloopoverzicht. In de Gids Financiën van de VvE staat dit uitgelegd op pagina 55.
10. Is: beginstand onderhoudsreserve + toevoegingen – onttrekkingen = eindstand reservefonds?
Staat deze rekensom in de toelichting?
11. Is tenminste de waarde van de onderhoudsreserve (zoals vermeld op de creditzijde van de balans) aanwezig op een bankrekening ten name van de VvE?
En indien dat niet het geval is:
is door de ledenvergadering met de vereiste meerderheid van stemmen besloten dat bankgaranties gesteld mogen worden of eigenaren later betalen én is het bedrag van deze uitgestelde betalingen correct vermeld op de balans?
Deze checklist is onderdeel van de serie checklists voor de controle door de kascommissie, zoals opgenomen in de Kascommissiegids voor VvE’s.